制作会社の外注先選定は採用と同じだと思う

岩田 真 2017/8/9

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こんにちはユーティルの岩田です。

今日は、Web制作やシステム開発の外注について少し考えてみたいと思います。

ユーティルでは、業務の一部を個人や会社に外注(再委託みたいな格好)しているので

「外注を受ける側・外注をする側」両方を経験する立ち位置です。する側・受ける側と両方やってみて感じたことを書いていきたいと思います。

あくまで個人の所感ですが、やっていて「あ、これ採用と同じだな」と感じています。
外注の時に考えるオススメポイントと合わせて書いていきたいと思います!

制作会社の外注先選定のススメ

まず、なぜ採用と同じなのかという点ですね。理由をあげていきたいと思います。

①とにかくコミュニケーション!

一番はこれです。

業務をアウトソースするとは言え、最低限のコミュニケーションは発生します。もちろんコミュニケーションを密にすればするほどプロジェクトとしてのクオリティも上がってくると思います。

その時に

・コミュニケーションが取りやすいこと

はすごく重要です。採用でも「スキルはあるけど、なんかうちの空気に合わないかもなあ」ということがあるかと思います。

外注先も同じです。「実績は良いけど、なんか担当者がなあ・・・」は危ういかと思います。

②しっかりビジョンや目的を共有してる方がスムーズ!

「全部お任せするので!!」と言っていただくことがありますが、基本「全部押し付けるので!」と言われているのと同じなので制作会社は身構えてしまいます。
(※もちろん信頼関係ができていた上でそう言っていただけるのは、すごく嬉しいことですし、期待に応えたい!と意気込みます。本件は外注先選定における場合です。)

採用面接の時に「入社したら全部まかせるので!」という話はあまりしないかと思います。

採用面接の時は「あなたには入社したら、この部分をやって欲しいです。こういう風にパフォーマンスすることを期待しています!一緒に頑張りましょう!」みたいな話をすると思います。

外注先も同じで、「こっからここまでは弊社の作業、こっからここは外注したいです。一緒にプロジェクトメンバーとして頑張っていきましょう!」と言っていただけると、

「何とかしてこの人の力になりたい!」と思います。

単純な作業要員ではなく、プロジェクトメンバーとしてやりたいこと(ビジョンや目的)をしっかり共有できているのかは極めて重要だと考えます。

③担当者がメンバーの一員だと思えばパフォーマンスが上がる!

外注先の担当者も「人」です。

すごく良く付き合ってくださるなあと担当者が感じれば、「この部分はサービスしちゃうか!」とか「追加でこの部分もやっておこう!」と考えるようになります。

ちょっと汚い言い方を敢えてすれば、恩義や情を感じれば追加コストなく、パフォーマンスをあげてくれるのです。

しかもお互い気持ちよく付き合える。こんな良いことないですよね。

社員の方に対しては、「いかにモチベーションをあげるか」とか「やりがいを感じてもらうにはどうすれば良いか」と考えることが多いかと思いますが、外注先も同じです。

ーーーーーー

以上、3点採用と同じ点を上げてみました。採用においては「人柄」と「スキル」だと思うのですが、上記は「人柄」に当たる部分です。

「スキル」に当たる部分でいうと採用は「募集要項」が重要になってくるかと思います。(欲しい人材のスキルを正確に定義できているかを測る指標として。)

以下、採用でいう「募集要項」の部分について少し触れていきたいと思います!
つまり「提案書・見積書のクオリティを如何に上げてもらうか」についてです。

精緻な提案書を提出してもらうためのポイント

見積書はお客様の要件によって、結構ぶれることがあります。

特に要件がふわっとしている状態で、相見積もりを取ると制作会社によってかなりバラツキのある提案になって、結果判断しにくいということが起きると思います。

制作会社的にも依頼主的にも時間が無駄になってしまうためにあまりお勧めしません。

※ユーティルではご提案までに最低1回は直接お話させていただき、要件をヒアリングする機会をいただいております。文面だけの見積もりですとあまりお客様のことを考えた提案ができないからです。

下記、制作会社により良い提案・見積を出してもらうためのポイントを考えてみます。

①外注範囲・目的を明確にしておく

意外と決まっていないことが多いです。「設計段階から入ってください!」なのか「デザインだけお願いします!」とかざっくりでも良いので、先方に伝えるとベストだと思います。

制作会社的には後から見積もりに項目追加して値上がりするというのは出したくないので、何も言われない場合は「まるっと作る」ことを想定して見積もりをするので高くなることが多いです。

また目的に関しても「採用のため」「顧客獲得のため」など制作を通して一番実現したいことがはっきり分かっていると、制作会社も動きやすいと思います。

こちらについては下記のリンクの記事でがっつり書いておりますので読んでいただけると幸いです。

サイトリニューアルの目的についてはこちらをご覧ください!!!
(簡単なヒアリングシート付きです!)

②予算・スケジュール感を明確にしておく

こちらも決まっていないことが多いです。

「なるべく安く」「なるべく早く」だと制作会社は「高めに」「スケジュール長めに」取ります。バッファをとって提出しないと、結果「嘘つき」になってしまうリスクがあるからです。

「遅くても9月には完成させたい!」や「300万円以上かかるとちょっとしんどい・・・」など、おおよそでも目安があると良いかと思います。

ユーティルでは、できるだけ予算やスケジュールに合わせたご提案をしています。
ここが定まっていないと「高めに・長めに」見積もるので精緻な提案・見積もりが出せない可能性があります。

③(情報システム部がある方向け)環境面もある程度、決めておく

ちょっと知識のある人向けなのですが

・CMSは何を利用するか

・サーバーは何を利用するか

・ドメインは引き継ぐか

など、制作の環境面も決まっているとより精緻に見積もりはできます!ただし、この辺は若干専門知識が関わってくる部分なので、「社内に情報システム部がある・ITに詳しい人がいる」場合のみで大丈夫だと思います。

以上、3ポイントですが、要は

「やりたいこと」や「やること」が具体的になっていればいるほど、提案や見積もりの質は上がりやすい!

ということです。知識がなく不可能とかではなく、社内のプロジェクトで決める最低限のレベルでも決まってると制作会社はすごく「やりやすいなあ」と感じてくれるかと思います。

まとめ「払うお金は同じでもパフォーマンスはあげられる!」

上記の

・制作会社の選び方

・提案・見積もり依頼の仕方

を工夫するだけで、制作会社のパフォーマンスをぐっと上げられると思います。肌感では正直倍くらいコストパフォーマンスに差が出るのではないかと思っています。(定量的に分析に基づくものではなく、あくまで所感です。。。)

社員を採用するときは、しっかり決まっていたりすることが制作会社選定ではあまり決まっていない。みたいなことはよくあるので、「制作会社の外注先選定は採用だ!」と思うだけで上記2点がぐっと良くなるのではないでしょうか。(採用でいうと「採用面接」と「募集要項」ですね。)

以上、長文お付き合いいただきありがとうございました。

こんなにも偉そうなことを書いてるにも関わらず、「ちょっと採用面接してやるか」と思ってくださる方は

https://utill.co.jp/

もしくは

info@utill.co.jp

までご連絡ください!

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岩田 真

岩田 真

株式会社ユーティル代表。2012年に新卒で株式会社ジャフコに入社。入社から3年間投資部に配属され、数億円単位のベンチャー投資事業に従事。投資先の発掘〜精査〜投資〜価値向上に一貫して従事。2015年4月株式会社ユーティル設立。

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